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辦公室文具的“活用術(shù)” 不再堆積如山


    文件夾整理技巧 讓文件不再堆積如山
    文件夾是整理文件時(shí)不可缺少的工具。商務(wù)文件一般都是A4大小的,所以有很多人都使用A4文件夾來(lái)整理保存。雖然文件夾是大家都非常熟悉的工具,但是我們卻會(huì )常常弄錯它的用法。因此,首先為大家介紹文件夾的使用方法。
    一般情況下,我們使用文件夾是為了整理資料,不讓信息擺放得零亂無(wú)章,或是為了妥善保存重要文件,避免出現折角情況。這樣的業(yè)務(wù)流程往往容易引起工作上的不便。
    為了避免帶來(lái)工作上的不便,在使用文件夾整理文件時(shí),應該按照“不同項目”、“不同案件”分開(kāi)整理。為A項目準備A文件夾,為B項目準備B文件夾。技巧就在于:不要將不同項目的資料放入同一個(gè)文件夾之內。
    應該有不少人都試過(guò)以上所說(shuō)的方法吧。實(shí)際上,絕大多數的人都會(huì )遇到這樣的情況:文件夾不斷分類(lèi),數量不斷增多,漸漸堆積成山,終導致工作無(wú)法順利展開(kāi)。也許連文件自身都在呼喊著(zhù)“要這樣堆到什么時(shí)候”。
    信息不是用來(lái)儲存(保管)的,而是應該讓它流動(dòng)起來(lái)(處理)。只有靈活利用了,信息才有價(jià)值,僅僅整理是毫無(wú)意義的。正因為使用文件夾能妥善地保存文件,本來(lái)應該流動(dòng)利用的文件往往會(huì )在不知不覺(jué)中被儲存了起來(lái),這是我們須要注意的地方。
    一般來(lái)說(shuō),有以下兩種方法:根據“待處理”、“已處理”、“保管”等工作階段區分文件的分類(lèi)方法和按日期區分的時(shí)間系列保管方法。但是,對一般人來(lái)說(shuō),采取這兩種方法非但不能充分利用信息,反而會(huì )導致文件不斷堆積。
    在此,我們建議大家考慮“流動(dòng)文件夾”。這是一種根據自己能處理的工作量來(lái)決定文件夾數量的方法。
    以我自己為例來(lái)說(shuō),我都是將能流動(dòng)管理的文件的數量設定為10個(gè)。因此,當前工作所用的文件夾也就只有10個(gè)。
    有新文件(工作)出現的時(shí)候,如果不處理好已有文件夾的工作的話(huà),就不能將新工作加入文件夾之內。這樣一來(lái)就變成文件夾的數量決定自己可以處理的工作量。
    比方說(shuō),假設現在已有10個(gè)文件,又新增了11個(gè)文件,這時(shí)你就需要決定優(yōu)先處理哪個(gè),哪個(gè)文件暫緩,“不作處理”。若是都決定延緩或是保留的話(huà),文件夾就會(huì )不斷增多,信息也只會(huì )不斷堆積儲存,工作得不到處理,終變得雜亂無(wú)章。
    如果要將文件嚴密分類(lèi)的話(huà),必定會(huì )出現界限不明確的文件。若是設定詳細的規則,就只會(huì )變得越來(lái)越麻煩,直到無(wú)法繼續下去。為了避免出現這樣的情況,一開(kāi)始就設定好能流動(dòng)處理的數量,之后再根據情況進(jìn)行調節,盡量不要超出這個(gè)數,這樣的方法既簡(jiǎn)單又實(shí)用。
    假如已經(jīng)堆積了八、九個(gè)文件,你就會(huì )開(kāi)始著(zhù)急,如果不趕快處理的話(huà),就無(wú)法著(zhù)手新的工作。這樣一來(lái),工作效率也會(huì )自然而然地提高。也就是說(shuō),比起費時(shí)間分類(lèi)、整理工作和文件,還不如集中處理眼前的工作。
    若是保存文件的話(huà),不管有多少個(gè)文件夾都沒(méi)關(guān)系。


辦公室文具的“活用術(shù)” 不再堆積如山 2016-10-9 本文被閱讀 3364 次
 

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